Krótki przewodnik po audytowaniu

Na pewno wiele razy spotkałeś się z pojęciem audyt. Być może było to również słowo audit. Jeśli szukałeś różnic pomiędzy znaczeniami tych słów – to obie te formy mają to samo znaczenie. Tak więc jeśli już zajmujesz się lub chcesz zajmować się badaniem zgodności systemów i procesów z wymaganiami, standardami, to nieważne, czy będziesz audytorem czy auditorem.*

Co to jest audyt?

Audyt to ocena, czy audytowany system, proces, organizacja jest zgodna z pewnymi  wymaganiami. Audytu nie należy mylić z kontrolą i ważne, aby nigdy w ten sposób Ci się nie kojarzył.
Jeśli audytujemy System Zarządzania Jakością według normy ISO 9001, to wymagania znajdziemy w normie ISO 9001. W przypadku tego systemu (tak jak Systemu Zarządzania Środowiskowego ISO 14001) znajdujemy się w pewnym okresie przejściowym. W 2015 roku została wydana nowa norma ISO 9001:2015 oraz ISO 14001:2015, oznacza to, że przedsiębiorstwa, aby utrzymać Certyfikat, który posiadają, muszą dostosować się do nowych wymagań, które wprowadziły nowe normy. Muszą to zrobić w wyznaczonym okresie przejściowym. Okres ten wyznaczony jest do roku 2018. Oznacza to, że audytując te systemy zarządzania, dla przedsiębiorstw, które wdrożyły już nowe wymagania, a więc posiadają System Zarządzania Jakościa wg ISO 9001:2015, należy badać zgodność z wymaganiami normy ISO 9001:2015, a przedsiębiorstwa, które jeszcze nie wdrożyły zmian, należy audytować zgodnie z poprzednią wersją normy ISO 9001 – (polska wersja: PN-EN ISO 9001:2008).
W audycie wyróżniamy dwie strony: audytującego i audytowanego. Audytującymi są osoby przeprowadzające audyt. Może to być jeden lub kilku audytorów. Jeśli audytorów jest więcej niż jeden, to wyznacza się wśród nich audytora wiodącego.
Audytujący bada wyznaczone obszary – tzw. obszary audytowane. Audytowanymi są pracownicy tych obszarów. Każdy pracownik audytowanego obszaru ma obowiązek odpowiadać na pytania audytora i współpracować z nim.
Podczas audytu, audytujący zadaje audytowanym opracowane wcześniej, dostosowane do badanego obszaru pytania audytowe. Pytania muszą zostać skonstruowane tak, aby badały zgodność systemu z każdym wymaganiem. Audytor ma prawo poprosić pracownika o pokazanie dokumentów potwierdzajacych taką zgodność. Jeśli audytor pyta o księgi jakości i zażąda jej udostępnienia, to audytowany ma obowiązek mu ją pokazać. Tak samo jest z dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje pracowników, przeglądami maszyn itp. Jeśli audytor zauważy, że jakieś wymaganie nie zostało spełnione, zbiera wówczas dowody z audytu. Mogą to być np. zrobione zdjęcia potwierdzające niezgodności, ale również dowody słowne.

Etapy audytowania:

W każdym przedsiębiorstwie powinien zostać sporządzony program audytów. Program audytów ustala, które obszary mają zostać audytowane, w jakim czasie i przez kogo. Określa także cel i zakres audytów.
Przed każdym audytem należy ustalić jego plan. Plan audytu jest jego harmonogramem. Zawiera informacje na temat tego, które części obszaru, procedury i dokumenty będą badane, gdzie i o której godzinie odbędzie się spotkanie otwierające i zamykające oraz wyznacza kolejność i czas audytowania poszczególnych części badnego obszaru. Plan audytu ustala audytor wiodący i powinien on zostać skonsultowany z obszarem audytowanym w celu zapewnienia dostepności zasobów materialnych – potrzebnej dokumentacji oraz ludzkich – pracowników audytowanego obszaru.
Na tym etapie powinna zostać sporządzona lista pytań audytowych.
Kolejnym etapem jest spotkanie otwierające, w którym biorą udział audytorzy oraz przedstawiciele audytowanego obszaru. Na spotkaniu zostaje przedstawiony cel i zakres audytu.
Po zakończeniu spotkania otwierającego przechodzi się do przeprowadzenia audytu. Podczas audytu potwierdza się zgodność z wymaganiami oraz szuka możliwości doskonalenia badanego systemu/obszaru.
Audyt kończy spotkanie zamykające podczas którego podsumowuje się wyniki audytu. Określa się również czas na sporządzenie raportu z audytu.
Po przeprowadzeniu audytu należy sporządzić z niego raport. Raport powinien określać datę przeprowadzenia, obszar audytowany, nazwiska audutujących, wnioski z auytu, wykryte niezgodności poparte dowodami oraz propozycje w zakresie doskonalenia. Raport z audytu wskazuje, które części badanych obszarów są zgodne z wymaganami, a które wymagają odpowiednich działań.
Jeśli podczas audytu wykryto niezgodności, to należy zastosować odpowiednie działania poaudytowe. Należą do nich działania korygujące i zapobiegawcze. Sposoby zapobiegania wykrytym niezgodnościom nie leżą w kompetencjach audytorów, lecz pracowników obszarów, w których te niezgodności wykryto.

 

Etapy audytu

Rys. 1. Etapy audytu


*Słownik Języka Polskiego oraz komisja ISO za formę poprawną w języku polskim przyjmują formę „audyt”, jednak w praktyce, w wielu źródłach i opracowaniach funkcjonują one naprzemiennie.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o nowej normi ISO 9001:2015, to kliknij tutaj.