Przewodnik po audytowaniu Lynsky Solutions

Krótki przewodnik po audytowaniu

Na pewno wiele razy spotkałeś się z pojęciem audyt. Być może było to również słowo audit. Zastanawiałeś się nad różnicą? Obie formy tego wyrazu mają to samo znaczenie.

Na pewno wiele razy spotkałeś się z pojęciem audyt. Być może było to również słowo audit. Zastanawiałeś się nad różnicą? Obie formy tego wyrazu mają to samo znaczenie. Jeśli już zajmujesz się lub chcesz zajmować się badaniem zgodności systemów i procesów z wymaganiami czy standardami, to nieważne, czy będziesz audytorem czy auditorem.*

Czym jest audyt?

Audyt to ocena, czy audytowany system, proces, organizacja jest zgodna z pewnymi wymaganiami. Audytu nie należy mylić z kontrolą i ważne, aby nigdy w ten sposób Ci się nie kojarzył. Jeśli audytujemy System Zarządzania Jakością według normy ISO 9001, to wymagania znajdziemy w normie ISO 9001 – aktualna norma została wydana w 2015 roku. Co jakiś czas normy są aktualizowane. W ostatnich latach została wprowadzona nowa struktura norm i musiały one zostać do niej przystosowane. Kiedy zostaje wydana nowa norma, to zostaje określony czas, w którym przedsiębiorstwo ma się do niej przystosować.

Oznacza to, że przedsiębiorstwa, aby utrzymać Certyfikat, który posiadają, muszą dostosować się do nowych wymagań, które wprowadziły nowe normy. Muszą to zrobić w wyznaczonym okresie przejściowym.

W audycie wyróżniamy dwie strony: audytującego i audytowanego. Audytującymi są osoby przeprowadzające audyt. Może to być jeden lub kilku audytorów. Jeśli audytorów jest więcej niż jeden, to wyznacza się wśród nich audytora wiodącego. Audytujący bada wyznaczone obszary – tzw. obszary audytowane. Audytowanymi są pracownicy tych obszarów. Każdy pracownik audytowanego obszaru, ma obowiązek odpowiadać na pytania audytora i współpracować z nim.
Podczas audytu, audytujący zadaje audytowanym opracowane wcześniej, dostosowane do badanego obszaru pytania audytowe. Pytania muszą zostać skonstruowane tak, aby badały zgodność systemu z każdym wymaganiem. Audytor ma prawo poprosić pracownika o pokazanie dokumentów potwierdzających taką zgodność. Jeśli audytor pyta o księgi jakości i zażąda jej udostępnienia, to audytowany ma obowiązek mu ją pokazać. Tak samo jest z dokumentami potwierdzającymi kwalifikacje pracowników, przeglądami maszyn itp. Jeśli audytor zauważy, że jakieś wymaganie nie zostało spełnione, zbiera wówczas dowody z audytu. Mogą to być np. zrobione zdjęcia potwierdzające niezgodności, ale również dowody słowne.

Etapy audytowania:

W każdym przedsiębiorstwie powinien zostać sporządzony program audytów. Ustala on, które obszary mają zostać audytowane, w jakim czasie i przez kogo. Określa także cel i zakres audytów. Przed każdym audytem należy ustalić jego plan. Plan audytu jest jego harmonogramem. Zawiera informacje na temat tego, które części obszaru, procedury i dokumenty będą badane, gdzie i o której godzinie odbędzie się spotkanie otwierające i zamykające oraz wyznacza kolejność, a także czas audytowania poszczególnych części badanego obszaru. Plan audytu ustala audytor wiodący i powinien on zostać skonsultowany z obszarem audytowanym, w celu zapewnienia dostępności zasobów materialnych – potrzebnej dokumentacji oraz ludzkich – pracowników audytowanego obszaru.
Na tym etapie powinna zostać sporządzona lista pytań audytowych.
Kolejnym etapem jest spotkanie otwierające, w którym biorą udział audytorzy oraz przedstawiciele audytowanego obszaru. Na spotkaniu zostaje przedstawiony cel i zakres audytu. Po zakończeniu spotkania otwierającego, przechodzi się do przeprowadzenia audytu. Podczas audytu potwierdza się zgodność z wymaganiami oraz szuka możliwości doskonalenia badanego systemu/obszaru. Audyt kończy spotkanie zamykające, podczas którego podsumowuje się wyniki audytu. Określa się również czas na sporządzenie raportu z audytu.
Po przeprowadzeniu audytu należy sporządzić z niego raport. Raport powinien określać datę przeprowadzenia, obszar audytowany, nazwiska audytujących, wnioski z audytu, wykryte niezgodności poparte dowodami oraz propozycje w zakresie doskonalenia. Raport z audytu wskazuje, które części badanych obszarów są zgodne z wymaganiami, a które wymagają odpowiednich działań. Jeśli podczas audytu wykryto niezgodności, to należy zastosować odpowiednie działania poaudytowe. Należą do nich działania korygujące i zapobiegawcze. Sposoby zapobiegania wykrytym niezgodnościom, nie leżą w kompetencjach audytorów, lecz pracowników obszarów, w których te niezgodności wykryto.

 

*Słownik Języka Polskiego oraz komisja ISO za formę poprawną w języku polskim przyjmują formę „audyt”, jednak w praktyce, w wielu źródłach i opracowaniach funkcjonują one naprzemiennie.