Lean Office Lynsky Solutions

Lean Office – 5S, Zarządzanie wizualne i praca standaryzowana

Lean Office stosuje się w celu minimalizowania marnotrawstwa w całym procesie, a jednocześnie maksymalizowania wartości dostarczanej klientom. Należy umiejętnie wdrożyć narzędzia Lean w zarządzaniu przedsiębiorstwem, aby to osiągnąć.

Ideą Lean, czyli „szczupłego zarządzania”, jest zaspokojenie potrzeb klienta, poprzez dostarczenie produktu lub usługi, wygenerowanej przy jak najniższych kosztach i zasobach, ale nie ujmując wartości i jakości jakiej klient oczekuje. Koncepcja Lean zaczęła być stosowana w procesach produkcyjnych (lean production), w celu ich usprawnienia, później sięgnęła ona procesów biznesowych (lean management). Lean w biurze zapoczątkowane zostało na przełomie XX i XXI wieku, kiedy to zauważono, że metody i narzędzia usprawniające pracę produkcji, mogą być z powodzeniem  stosowane również w pracy biurowej.

Lean Office stosuje się w celu minimalizowania marnotrawstwa w całym procesie, a jednocześnie maksymalizowania wartości dostarczanej klientom. Należy umiejętnie wdrożyć narzędzia Lean w zarządzaniu przedsiębiorstwem, aby to osiągnąć. Warto zacząć od zastosowania VSM, czyli mapowania strumienia wartości, dzięki czemu patrzymy na przebieg całego procesu, a nie na jego niewielką część, która obecnie skupia w sobie najwięcej problemów czy zastrzeżeń.

W biurze najskuteczniejsze narzędzia Lean to: organizacja miejsca pracy (narzędzie znane jako 5S), zapobieganie błędom, a także SMED, czyli redukcja czasu przezbrojenia, co może nieco dziwić, gdyż mówimy o procesach biznesowych.

5s – Organizacja miejsca pracy

Jest to narzędzie często postrzegane jako dbanie o porządek i jako narzędzie wspierające przestrzeganie zasad BHP, dlatego niektóre firmy mimo, że je stosują, robią to źle. Celem dobrej organizacji miejsca pracy, jest przede wszystkim jego funkcjonalność.

Za skrótem 5S kryje się:

  • Sortowanie/Selekcja – zlokalizowanie i usunięcie niepotrzebnych przedmiotów, które znajdują się w miejscu pracy.
  • Systematyka – ułożenie pozostałych przedmiotów, w taki sposób by były łatwo dostępne oraz aby zapewnić stałe utrzymanie takiego układu.
  • Sprzątanie – dbanie o porządek, by każdy sprzęt był gotowy do użycia w każdym momencie.
  • Standaryzacja – opracowanie wskazówek, mających na celu ułatwienie utrzymywania porządku, a także wizualizacja tych standardów.
  • Samodyscyplina – szkolenia i komunikacja w celu przestrzegania standardów 5S przez wszystkich pracowników.

W przypadku procesów biurowych, redukcja marnotrawstwa oznacza dążenie do eliminacji wszystkiego, co zwiększa koszty lub wydłuża czas działania. W systemie 5S dla biura można wyróżnić siedem rodzajów marnotrawstwa, są to:

  1. Poprawki i przeróbki – czas marnowany na ponowne wykonywanie jakiejś pracy, poprawianiu wcześniejszych działań lub wprowadzaniu zmian do wcześniej wykonywanej pracy.
  2. Oczekiwanie – oznacza zatrzymanie pracy oraz bezczynność ludzi i sprzętów, jest to marnotrawstwo, które należy wyeliminować, a często przy tym odkrywane są inne problemy, z których istnienia nie zdawaliśmy sobie sprawy.
  3. Nadmierny ruch – wszelki ruch pracowników, który nie dodaje wartości usłudze/ produktowi jest marnotrawstwem.
  4. Nadmiar procesów (nadprodukcja) – marnotrawstwem jest poświęcanie czasu i energii na działania, które nie są potrzebne z punktu widzenia klienta, więc klient nie będzie chciał za nie zapłacić.
  5. Przestoje sprzętu – oczekiwanie z powodu wyłączenia sprzętu, powolne działanie lub słaba wydajność wykorzystywanego sprzętu jest marnotrawstwem. Dotyczy to zarówno awarii, jak i wadliwego działania sprzętu spowodowanego niewłaściwym utrzymywaniem lub planowaniem.
  6. Zapasy i składowanie – zapas jest marnotrawstwem, nawet jeśli stanowi zabezpieczenie. składowanie go oznacza, że płaci się za coś, co jest bezużyteczne. Nadmiar materiałów, narzędzi, książek, segregatorów i innych przedmiotów to zbędny zapas.
  7. Kontrole – kontrole służą wykrywaniu marnotrawstwa, same nie dodają wartości i  w rzeczywistości stają się kolejną formą marnotrawstwa.

System 5S prowadzi do eliminacji marnotrawstwa, wprowadzając drobne usprawnienia, co skutkuje ograniczeniem kosztów i czasu operacji.

Praca standaryzowana

Praca standaryzowana to: uzgodniona, udokumentowana, aktualnie najlepsza metoda bezpiecznego i wydajnego wykonywania pracy, na wymaganym poziomie jakości.

Jest fundamentem szczupłego myślenia. Poprzez odpowiednią sekwencję czynności, określony czas wykonania każdej z nich oraz inne parametry, których należy się ściśle trzymać, wszelkie działania są wykonane skutecznie i wydajnie. Dzięki temu praca standaryzowana jest uznawana za najlepszą metodę wykonywania zadań. Wprowadzenie pewnych standardów powoduje nie tylko jednolitą realizację procesu, ale i powtarzalność jego wyników. Standaryzacji mogą ulec wszystkie procesy, które są powtarzalne i można je opisać.

Ustandaryzowaniu może ulec proces, który jest stabilny, to znaczy, że jest powtarzalny przy kolejnych cyklach. Oznaczać to będzie wprowadzenie wstępnych usprawnień – często wybór najlepszej spośród aktualnie stosowanych przez operatorów metod. Po ustaleniu najlepszej metody, przechodzi się do jej standaryzacji, czyli udokumentowania. Kolejnym krokiem jest wykorzystanie stworzonej przez standaryzację podstawy do określenia marnotrawstwa w procesie i doskonalenie procesu poprzez eliminację zidentyfikowanych czynności nieprzynoszących wartości dodanej.

I tak zgodnie z zasadą ciągłego doskonalenia przechodzi się kolejne cykle zmian – od stabilizacji nowego procesu, poprzez jego standaryzację, do kolejnych zmian prowadzących do potrzeby kolejnej stabilizacji. I tak przez cały cykl życia procesu.

Zarządzanie wizualne

Zarządzanie wizualne to metoda, której celem jest przedstawienie informacji w wyróżniający się i bardzo czytelny sposób, zarówno dla pracowników, jak i kierownictwa. Obecny stan operacji oraz przyszłe cele Kaizen, muszą być tak przedstawione, by były zrozumiane przez każdego. Krótko mówiąc, najważniejsze elementy pracy muszą być dobrze unaocznione.

Zarządzanie wizualne powinno pełnić trzy podstawowe funkcje:

  1. Zwrócić uwagę na problemy. Najłatwiej jest rozwiązać problem wtedy, gdy zobaczymy, na czym on polega. Zarządzanie wizualne ma sprawić, że łatwiej będzie dostrzec wszelkie odchylenia od normy, jakie wystąpią w firmie. Imai (twórca zarządzania wizualnego) podaje przykład pewnej maszyny produkcyjnej. W chwili, gdy maszyna wykryje wybrakowany egzemplarz, to zatrzymuje swoją dalszą pracę. Jest to wyraźny sygnał, że właśnie wyprodukowano wadliwy produkt.
  2. Informować o stanie rzeczywistym. Każdy z pracowników wie, jaka jest obecnie sytuacja. Na przykład umieszczenie w widocznym miejscu harmonogramu zadań, spowoduje, że każdy będzie wiedział, co musi zrobić i w jakim stadium jest dane zadanie zrobione. Podobnie grafik pracowników, każdy wie kiedy ma przyjść do pracy, na jaką zmianę, itp.
  3. Wyznaczać cele. Zarządzanie wizualne ukazuje pracownikom cele, jakie firma ma osiągnąć, a także pozwala zobrazować stopień ich realizacji. Warto zaznaczać postępy w realizacji celów firmy, uwzględniać zarówno postępy, jak i opóźnienia w wykonywaniu zadań.

Obszary zarządzania wizualnego

  1. Pracownicy
  2. Sprzęt
  3. Materiały
  4. Metody
  5. Pomiar

Zarządzanie pracownikami. Zarządzanie wizualne pozwala uwidocznić motywację poszczególnych pracowników. Harmonogram pracy ukazuje obecność pracownika i określa stopień zrealizowania zadania, można wykorzystać też tabele, w której będzie określone, kto ma jakie kompetencje i do jakich zadań może zostać przydzielony. Dzięki czemu firma nie będzie marnowała czasu na zastanawianie się, kto może dane zadanie wykonać.

Zarządzanie sprzętem. Zarządzanie wizualne powinno określić, czy dany sprzęt pracuje prawidłowo, a produkowany towar jest bez wad. Powyższy przykład z maszyną, zatrzymującą się w chwili wykrycia defektu produktu, jest przykładem zarządzania wizualnego. Umiejscowienie instrukcji obsługi maszyny to również zarządzanie wizualne.

Zarządzania materiałami. W zarządzaniu materiałami mogą pomóc kolorowe pojemniki, do których będą pakowane odpowiednie produkty. Wdrożenie systemu ostrzegania o zapasie materiałów, np. gdy jest zbyt mały, też będzie formą zarządzania wizualnego.

Zarządzania metodami. zarządzanie wizualne polega na tworzeniu i umieszczaniu przy niemal każdym stanowisku pracy norm bezpieczeństwa czy standardów związanych z metodami wykonywania najważniejszych zadań. Przypomnijmy, że dzięki temu pracownikom łatwiej będzie wykonywać pracę, a osoby z kierownictwa firmy będą mogły łatwiej ocenić, w jakim stopniu pracownicy stosują się do założonych norm czy standardów.

Zarządzanie pomiarami. W tym przypadku zarządzanie wizualne polega na takim oznakowaniu urządzeń pomiarowych, żeby sygnalizowały odchylenia od normy w firmie. Przykładem może być takie ustawienie urządzeń pomiarowych, żeby dźwiękowo sygnalizowały zwiększone stężenie niebezpiecznych substancji (np. metanu czy czadu).

Stosując zarządzanie wizualne, pamiętaj!

  1. Wszelkie informacje muszą być umieszczone w widocznym i powszechnie dostępnym miejscu.
  2. Dane muszą być aktualizowane. Na przykład niezaktualizowany harmonogram zadań sprawia, że pracownicy nie będą w ogóle do niego podchodzić, bo po co czytać o zadaniu, które zostało wykonane trzy miesiące temu?
  3. Informacje, które chcesz przekazać muszą być prosto przedstawione (najlepiej graficznie) i w taki sposób, by każdy pracownik, niezależnie od szczebla kariery, je zrozumiał. Zarządzanie wizualne ma pomóc i ograniczyć marnowanie czasu.

Korzyści stosowania zarządzania wizualnego

  • Łatwiejsze rozpoznawanie i eliminowanie błędów. Dzięki zarządzaniu wizualnemu można szybciej zauważyć i rozpoznać odchylenia od normy, a dzięki standaryzacji można sprawnie powrócić do pożądanego stanu.
  • Redukcja marnotrawstwa.
  • Ułatwienie przepływu najważniejszych informacji pomiędzy kierownictwem a pracownikami firmy – poprawienie komunikacji w firmie.
  • Dobre zobrazowanie bieżącej sytuacji firmy.
  • Ułatwienie pracy, dzięki wdrażanym standardom pracownicy wiedzą, jak sprawnie wykonywać swoje obowiązki. Kierownictwo natomiast może w łatwy sposób śledzić postępy w realizacji zadań oraz osiągane przez firmę cele.