Narzedzia rozwiązywania problemów PDCA 5W2H 5Why Lynsky Solutions

Narzędzia rozwiązywania problemów: PDCA, 5W2H, 5Why i burza mózgów

Właściwe radzenie sobie z problemami jest kluczowe dla każdej organizacji. Istnieje wiele metod wspomagających ten proces, poniżej przedstawiono te, które można spotkać w zasadzie w każdej analizie problemu. Cykl rozwiązywania problemów oparty jest o koło Deminga czyli PDCA. Zastosowanie metody PDCA sprawia, że organizacja systematycznie jest usprawniana.

Kto z nas lubi problemy? Zapewne nikt. Natomiast gdy się już pojawią, wymagają jak najszybszego rozwiązania. Rozwiązywać problemy nie jest łatwo, ale na szczęście z pomocą przychodzi kilka narzędzi i podejście PDCA.

Cykl PDCA

PDCA narzuca nam cykl następujących po sobie etapów, w każdym z tych etapów możemy posiłkować się dodatkowymi narzędziami. Metoda rozwiązywania problemów oparta o koło Deminga (cykl PDCA) rozpoczyna się od etapu planowania, w którym definiujemy problem, określamy cele i analizujemy przyczyny. Następnie wykonujemy plan i wdrażamy go w życie. Po wdrożeniu planu, sprawdzamy czy rozwiązanie jest skuteczne i efektywne, a na koniec integrujemy rozwiązanie z systemem aby zapobiegać problemom na przyszłość.

Skrót PDCA odpowiada poniższym etapom działania:

PLANUJ

Plan – jak nazwa wskazuje, dotyczy opracowania odpowiedniego planu, należy tutaj zdefiniować problem, określić cel działań, procedury oraz wybrać obszar działalności, który ma zostać usprawniony. Zespół do tego przydzielony, ma za zadanie przeanalizować koszty oraz korzyści, dokonać analizy przyczyn źródłowych, a następnie wybrać najkorzystniejszy wariant działania.

WYKONAJ

Do – w tym etapie następuje realizacja planu. Proces musi być na bieżąco monitorowany, a jego przebieg udokumentowany, by w przyszłości móc go udoskonalać.

SPRAWDŹ

Check – następuje sprawdzenie zgodności otrzymanych wyników z planem początkowym. W razie niezgodności, należy wprowadzić odpowiednie korekty planu, gdy jednak stanowią one duże odchylenie od planu początkowego, należy zmodyfikować pierwotny projekt.

DZIAŁAJ

Act – gdy działania przyniosły pożądane skutki należy wprowadzić standardy i zapobiegać problemom na przyszłość.

CYKL DEMINGA STOSUJE SIĘ W PROCESIE CIĄGŁEGO DOSKONALENIA ORGANIZACJI

Dzieję się to za sprawą tego, że rozwiązanie jednego problemu ukazuje istnienie kolejnych, które wymagają uwagi i to je następnie będziemy rozwiązywać w myśl zasady PDCA. Zastosowanie tego podejścia sprawia, że organizacja systematycznie jest usprawniana poprzez rozwiązywanie każdych problemów.

ZGODNIE Z CYKLEM DEMINGA ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW ZAKŁADA 9 ETAPÓW, KTÓRE SĄ POWIĄZANE Z POSZCZEGÓLNYMI FAZAMI PDCA

W „planowaniu”:

Realizuje się sześć etapów procesu rozwiązywania problemów, są to:

1. Identyfikacja problemów
2. Utworzenie zespołu projektowego
3. Analiza stanu obecnego
4. Określenie celów do osiągnięcia
5. Identyfikacja przyczyn problemu oraz opracowanie rozwiązań
6. Wyznaczenie priorytetów oraz podjęcie decyzji

W fazie „wykonaj”:

7. Wdrożenie zaproponowanych rozwiązań problemu.

W fazie ,,kontroli”:

8. Kontrola i ocena wdrożonych rozwiązań (na tym etapie zostaje podjęta decyzja o wprowadzeniu lub zaniechaniu wprowadzania nowego standardu).

W fazie ,,działaj”:

9. Utworzenie dokumentacji i wprowadzenie nowego standardu.

Burza mózgów

Burza mózgów jest to metoda mająca na celu wywołać dyskusję, prowadzoną według określonych zasad, by doprowadzić do rozwiązania problemu, który jest przedmiotem dyskusji. Tradycyjnie burza mózgów składa się z dwóch części: twórczej oraz oceniającej.

W pierwszej części obowiązują zasady:

Ważna jest ilość pomysłów
Nie krytykuje się wymyślonych pomysłów
Rozwijanie zaproponowanych pomysłów
Rozwiązania niekonwencjonalne są dobre

W skład zespołu sesji twórczej powinno wchodzić kilka osób, z czego grupa powinna być interdyscyplinarna i składać się ze specjalistów, jak i laików w danej dziedzinie. Ważne, by podczas dyskusji byli obecni przedstawiciele kierownictwa. Gdy podczas dyskusji nie padają pomysły, moderator nadzorujący spotkanie może zadawać pytania pomocnicze, które ułatwią identyfikację problemu. Przydatne tutaj będą takie narzędzia jak: diagram Ishikawy, wykres Pareto, czy metoda 5Why.

Natomiast sesja oceniająca odbywa się po zakończeniu sesji twórczej. W tej sesji specjaliści oceniają pomysły, podane wcześniej w części twórczej.

Więcej o burzy mózgów dowiesz się tutaj: Burza mózgów

Metoda 5W2H

Metoda 5W2H (7 pytań) służy do definiowania i identyfikowania problemu. Dzięki jej wykorzystaniu problem zostaje precyzyjnie zdefiniowany.

Więcej o metodzie 5W2H dowiesz się tutaj: Metoda 5W2H

Metoda 5WHY

Metoda 5WHY służy do znalezienia przyczyny źródłowej powstania danego problemu. Jej geneza wywodzi się z przedsiębiorstwa Toyota, w którym została zaproponowana i wdrożona przez Masaki Imai i spopularyzowana jako część systemu produkcyjnego Toyoty (TPS). Identyfikacja przyczyn źródłowych jest niezwykle istotna, bo jeżeli przyczyna ta nie zostanie zdefiniowania, to możliwe jest jedynie usunięcie powstałej niezgodności. Wtedy istnieje duże prawdopodobieństwo, że ten sam problem wystąpi ponownie.
Zastosowanie metody polega na kilkukrotnym zadaniu pytania „Dlaczego”- „Co spowodowało ten problem?”, aż do znalezienia przyczyny źródłowej, przez którą problem powstał. Oczywiście najczęściej problemy są złożone i może okazać się że nie jest to tylko jedna przyczyna, należy więc szukać kolejnych innych czynników i przyczyn, które mają istotny wpływ na wystąpienie problemu.
Kiedy zdefiniujemy wszystkie źródłowe przyczyny problemu, wtedy możemy wprowadzić działania zaradcze (korygujące i zapobiegawcze).

Powiązane szkolenia

Zagadnienia związane z Problem Solving poruszane są na następujących szkoleniach. Na nich będziesz miał też możliwość zapoznania się z przedstawionymi metodami.