Raport A3 Lynsky Solutions

Raport A3 – kompleksowe narzędzie od Toyoty

Nazwa „Raport” A3 pochodzi od formatu arkusza papieru, na którym jest przedstawiany. Pierwszą z firm, która zaczęła stosować tę metodę, jest Toyota. Obecnie Raport A3 jest powszechnie znanym i często stosowanym narzędziem w przedsiębiorstwach.

Raport A3

Metoda A3 służy do analizy i rozwiązywania problemu przedsiębiorstwa, dzięki ustandaryzowanemu schematowi. Raport jest nośnikiem informacji wewnątrz organizacji, służy do omawiania ważnych kwestii. Narzędzie to pomaga podejmować decyzje oparte na sprawdzonych faktach, dzięki czemu można wdrażać skuteczne środki zaradcze i ciągle udoskonalać swoją organizację. Dzięki Raportowi A3 jesteśmy w stanie rozwiązać niemal każdy problem organizacji. Zaletami raportów są przejrzystość, prostota oraz ich efektywność.

Nazwa „Raport” A3 pochodzi od formatu arkusza papieru, na którym jest przedstawiany. Pierwszą z firm, która zaczęła stosować tę metodę, jest Toyota. Obecnie Raport A3 jest powszechnie znanym i często stosowanym narzędziem w przedsiębiorstwach.

Metoda A3 to także system zarządzania. W organizacji, której powszechnie stosowany jest raport A3, dochodzi do standaryzacji działań o innowacyjnym charakterze. Tworzone są struktury do dzielenia się szerszymi i głębszymi przemyśleniami, dzięki czemu organizacja poddaje się procesowi „samouczenia”, który jest wbudowany w pracę i codzienne procesy, więc takie przedsiębiorstwa mogą pochwalić się natychmiastowymi, widocznymi korzyściami.

Raport powinien być jak najprościej sformułowany, bez skrótów i terminologii technicznej, by mógł trafić do każdego z odbiorców. Prezentowane dane, powinny być zawarte w formie graficznej (wykresy, tabele), pamiętając, że muszą być to istotne fakty, a nie pobieżne informacje.

Elementy raportu A3

Podstawowy raport zawiera:

  1. Tytuł – nazwanie problemu.
  2. Opis sytuacji – identyfikacja zaistniałego problemu, jakiego obszaru działalności dotyczy, czym się przejawia.
  3. Obecne warunki – co aktualnie jest wiadome na temat problemu, warto użyć diagramów, wykresów do zobrazowania faktów, gdzie występują rozbieżności.
  4. Cele/ mierniki – określają pożądaną sytuację docelową, należy określić, co musi ulec zmianie, by zlikwidować dane rozbieżności, ważne jest wizualne ukazanie, co i jak powinno się zmienić i z jakim skutkiem.
  5. Analiza – sformułowanie przyczyny źródłowej, przeanalizowanie sytuacji obecnej z sytuacją pożądaną, poprzez zastosowanie najprostszych narzędzi do analizowania problemów, takich jak: diagram Ishikawy, 5Why, drzewo decyzyjne, które dobrze zobrazuje zależności pomiędzy skutkiem a przyczyną.
  6. Środki zaradcze – propozycje, co należy zrobić, by rozwiązać problem i osiągnąć zamierzone rezultaty, jak poprawić obecną sytuację, by zbliżyć się do tej docelowej.
  7. Plan – dokładny plan działań, opisujący czynności które muszą zostać wykonane, kto i kiedy będzie za nie odpowiedzialny oraz metody sprawdzenia skuteczności podjętych działań.
  8. Dalsze działania – określają, jak będzie monitorowany postęp działań, jakie problemy można napotkać przy wdrażaniu i jak je rozstrzygnąć, kiedy i jak zostaną sprawdzone wyniki i czy odpowiadają tym założonym.

Korzyści ze stosowania Raportu A3

  • w zwięzły, wizualny sposób dostarczamy informacje,
  • praca oparta na faktach i danych – przejrzystość i zwięzłość, dzięki czemu jest rozumiana przez wszystkich,
  • łatwość komunikacji,
  • promuje ciągłe doskonalenie organizacji.

Zastosowanie Raportu A3

  • przy wdrążaniu zmian w firmie,
  • stanowi podstawę „uczącej się organizacji”, skłania pracowników do osobistego rozwoju,
  • narzędzie służy do budowania konstruktywnego dialogu, ułatwia komunikację w organizacji,
  • poznanie przyczyn problemu i niwelowanie ich w przyszłości, ciągłe udoskonalanie organizacji.

Dowiesz się więcej o raporcie A3. Przyjdź na szkolenie: Problem Solving – skuteczne rozwiązywanie problemów z arkuszem A3